社員がAIで作った業務ツールが個人のアカウントで動いている…会社の管理に移す6ステップと、開発会社に頼む範囲

2026年10月10日

「経理の◯◯さんがAIで作った集計ツール、実は個人のパソコンと個人アカウントで動いているらしい」。生成AIやAIコーディングツールが広がり、開発の経験がない社員でも、業務に使えるツールを作れる時代になりました。便利な反面、気づいたときには会社の業務がそのツールに乗っていた、ということも起き始めています。

「社員がAIで作ったツールが、個人のアカウントやパソコンで動いている。会社の管理に移すには、何から手を付ければいいの？」

先に結論をお伝えします。最初にやるのは、ツールを止めることでも、作った本人を責めることでもなく、「何が・どこで・誰のアカウントで動いているか」を一覧にすることです。そのうえで、(1)データの置き場所、(2)ログインの持ち主、(3)ソースの保管先、(4)担当者の引き継ぎ、の4点を順に会社の管理下へ移していけば、業務を止めずに安全な形へ近づけられます。

この記事では、非エンジニアの社員がAIで作った業務ツールを会社の管理に移す手順を、チェックリストと開発会社への質問例とあわせて解説します。（執筆時点：2026年10月）

個人のアカウントで動く業務ツールが、なぜ問題になるのか

作った社員に悪意があるわけではありません。「早く楽にしたい」という善意から生まれたツールほど、管理の外に置かれがちです。まずは、何が困りごとになりうるのかを整理します。

退職・異動・休職で、業務が突然止まる

ツールが個人のアカウントで動いていると、その人が退職したり異動したりした時点で、ログインできなくなったり、アカウントごと削除されたりします。会社として中身を知る人もいないため、止まった理由の調査から始まります。

顧客情報や取引先情報が、会社の目の届かない場所に置かれる

業務ツールには、顧客名簿や見積データ、売上データが入ります。個人のパソコンや個人契約のクラウドに置かれると、紛失・誤送信・アカウント乗っ取りのときに、会社として被害の範囲を把握できません。個人情報を扱う場合は、安全に管理する義務が会社側にあります。個別の判断は、個人情報保護委員会の公式窓口や専門家に確認してください。

AIサービスに入れたデータの扱いが、会社のルールと違う

ツール作りや動作の途中で、社内のデータをAIサービスに貼り付けているかもしれません。個人契約のプランと法人向けプランでは、入力内容の学習利用や保管の扱いが異なる場合があります。扱いは各サービスの公式の規約で確認が必要です。

作った人しか直せず、費用も把握できない

AIが書いたコードは動いていても、全体の作りを説明できる人がいないことがあります。また、AIサービスの利用料や無料枠の上限が、個人のクレジットカードで払われている場合、会社の費用として見えません。

会社の管理に移す6ステップ

ここからが本題です。順番どおりに進めれば、業務を止めずに移行できます。

ステップ1：責めずに聞く（棚卸しの目的を共有する）

最初に、作った本人と「会社の仕組みにして守りたい」という方針を共有します。「問題だから報告しろ」という聞き方では、他のツールが隠れてしまいます。「便利なものを会社全体で使えるようにしたい」という前向きな目的で聞くと、正確な情報が集まります。

ステップ2：ツールの一覧（台帳）を作る

IPA（情報処理推進機構）の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」では、守る対象を洗い出す「情報資産管理台帳」を作ることが対策の出発点として示されています。

📰 出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」

業務ツールも同じ考え方で、次の項目を1行ずつ書き出します。

項目	書く内容の例
ツールの名前・目的	請求書の集計、問い合わせの仕分けなど
作った人・使っている人	作成者、日常的に使う人の人数
動いている場所	個人のパソコン、個人契約のクラウド、共有フォルダなど
ログインの持ち主	個人のメールアドレスか、会社のアカウントか
扱うデータ	顧客情報、売上、従業員情報の有無
AIサービスの利用	使っているサービスと、契約者（個人か会社か）
止まったときの影響	誰が・どの業務で困るか

ステップ3：影響の大きいものから優先順位をつける

すべてを一度に直す必要はありません。「個人情報を扱う」「止まると取引先に影響する」「使う人が多い」ものから順に移します。自分用のメモ程度のものは、様子を見ても構いません。

ステップ4：アカウントとデータの置き場所を会社に移す

次の4点を会社管理にします。

ツールを動かす場所：個人のパソコンから、会社が管理するクラウドや共有環境へ
ログインの持ち主：個人のアカウントから、会社のアカウント（退職時に引き継げるもの）へ
データの保管先：会社が管理する保存先へ。アクセスできる人を必要な人に絞る
利用料の支払い：個人カードではなく会社の契約へ

APIキー（＝外部サービスを使うための合言葉）やパスワードがツールの中に直接書かれていないかも確認してください。見つかった場合は作り直して再発行するのが一般的です。

ステップ5：中身を第三者が確認し、説明書を残す

ここは開発会社や社内のエンジニアに頼む範囲です。AIが作ったコードを人が読んで、(1)何をしているか、(2)どこにデータを送っているか、(3)入力チェックやエラー時の動きは十分か、を確認してもらいます。あわせて、A4で数枚程度の説明書（目的・使い方・動く仕組み・止まったときの連絡先）を残します。

ステップ6：作り続けるためのルールを決める

今後も社員がAIでツールを作る前提で、最低限のルールを決めておきます。

個人情報・取引先情報を扱うツールは、作る前に情報システム担当に相談する
使ってよいAIサービスと契約主体（会社契約）を決める
作ったツールは台帳に登録する
業務の中心になったら、開発会社に作り直しや保守を依頼することを検討する

内製のまま使うか、開発会社に引き取ってもらうかの目安

すべてのツールを作り直す必要はありません。次の表を目安に判断します。

状況	考え方の例
一人が自分の作業のために使う	台帳に載せ、データの置き場所だけ整える
部署の複数人が毎日使う	会社のアカウントへ移し、説明書と担当者の控えを用意する
顧客情報・金銭を扱う、止まると取引先に影響する	開発会社などにレビューや作り直しを依頼する

やりがちな失敗

ツールを禁止して終わる：使われなくなるのではなく、隠れて使われ続けて見えなくなります。
作った人にそのまま管理を任せ続ける：担当が変わったときに同じ問題が再発します。
移行したのに利用料の契約が個人のまま：無料枠が切れたり、カードの失効で突然止まったりします。
説明書を作らない：数か月後には作った本人も仕組みを思い出せなくなります。

発注者がやることチェックリスト

☐ 社内で動いているAI製ツールを、作成者に責めずにヒアリングして一覧にした
☐ 各ツールが動いている場所・ログインの持ち主・契約者を確認した
☐ 個人情報や取引先情報を扱うツールを特定し、優先順位をつけた
☐ APIキーやパスワードがツールの中に直接書かれていないか確認した
☐ 移行先（会社のアカウント・保管先）と担当者を決めた
☐ 影響の大きいツールは、開発会社などにレビューを依頼する予定を立てた
☐ 今後ツールを作るときの相談先とルールを社内に周知した

開発会社への質問例

「社員がAIで作った業務ツールがあります。コードを読んで、何をしているか・データをどこへ送っているかを確認してもらえますか。費用と期間の目安も教えてください。」
「このツールを会社のクラウド環境へ移す場合、必要な作業と、移行中に業務を止めずに済む進め方を教えてください。」
「作り直す場合と、今のコードを直して使う場合では、将来の保守のしやすさや費用がどう変わりますか。」
「ツールに入っている認証情報（APIキー等）の見直しと、再発行の手順をお願いできますか。」
「今後、社員が作るツールを会社として受け入れる際のチェック項目や、相談の窓口づくりを一緒に決められますか。」